Hướng dẫn thực hiện bản Đánh giá bằng cấp theo chuẩn quốc tế (làm WES)

Khi bạn nộp hồ sơ định cư, bạn sẽ cần quy đổi các bằng cấp mà mình đã đạt được ở Việt Nam theo tiêu chuẩn và chứng nhận của quốc tế, gọi là Đánh giá bằng cấp quốc tế (ECA – Educational Credential Assessment). Do đó, bạn sẽ cần nộp các bằng cấp Việt Nam của bạn đã được dịch thuật về một cơ quan trung gian quốc tế, để được kiểm tra và xác nhận theo tiêu chuẩn của Canada. Một trong những cơ quan trung gian phổ biến được mọi người sử dụng là WES (World Education Services). Để đảm bảo tính minh bạch việc gửi bằng cấp của bạn cần được thực hiện theo đúng quy trình. 

Bài viết dưới đây, sẽ hướng dẫn bạn các bước cụ thể để theo quy trình này của WES. Đồng thời, cũng sẽ chia sẻ các kinh nghiệm của TTN immigration dành riêng cho người Việt Nam để việc thực hiện việc Đánh giá bằng cấp quốc tế của bạn được suôn sẻ, kịp thời gian.

Trước khi đăng ký dịch vụ Đánh giá bằng cấp của WES, bạn cần lưu ý những điều sau:

Thời điểm nào nên bắt đầu làm WES?

• Bạn sẽ cần nộp bản Đánh giá bằng cấp quốc tế ngay khi bạn nộp hồ sơ xin chỉ định tỉnh bang hoặc hồ sơ thường trú nhân. Tuy nhiên, trước bước nộp hồ sơ này, thông thường bạn đã phải mở thư/hồ sơ “bày tỏ nguyện vọng định cư” (Expression of Interest), yêu cầu khai thông tin liên quan về bằng cấp của bạn. Do vậy, bạn cần đảm bảo có bản đánh giá này trước khi mở EOI để đảm bảo việc khai báo đúng với thực tế. 
• Gửi thư bày tỏ nguyện vọng định cư về tỉnh bang thường thực hiện sau 6 tháng làm việc liên tục tại Canada, nên bạn cần hoàn thành quy trình và có trong tay bản đánh giá trước mốc thời gian này. 
• Việc đánh giá có khi rất thuận lợi hoàn thành sau khoảng 2 tháng khi bắt đầu làm, nhưng cũng có khi rắc rối mất nhiều tháng, nên tốt nhất bạn nên thu xếp bắt đầu làm từ sớm khi còn ở Việt Nam hoặc ngay khi sang Canada. Mỗi bản đánh giá có hiệu lực đến 5 năm nên bạn không cần phải lo làm sớm sẽ nhanh bị hết hạn.

Liên hệ trường và xác định cách thức bảng điểm, bằng cấp sẽ được gửi về cho WES

• Theo hướng dẫn chính thức của WES năm 2025, bạn sẽ cần gửi các giấy tờ sau về WES:
  • Bảng điểm (đã được dịch hoặc chưa dịch) được niêm phong đúng cách bởi nhà trường và gửi trực tiếp từ trường của bạn hoặc từ bạn về WES.
  • Bản dịch của bảng điểm, bằng tốt nghiệp và bản dịch của bằng tốt nghiệp sẽ được upload lên tài khoản của bạn trên trang web của WES.
• Ban liên hệ trường để chọn quy trình gửi phù hợp
  • Cách 1: Bạn liên hệ hỏi xem trường bạn có liên kết với WES không (Digital Partnership with WES). Nếu có, bạn có thể nhờ trường gửi online bảng điểm gốc của bạn (có hoặc không có dịch Tiếng Anh). Thường cách này WES có thể nhận ngay lập tức sau khi trường bạn gửi. 
  • Cách 2: Nếu trường của bạn không thể gửi online, bạn có thể nhờ trường gửi thư đến WES. Bảng điểm được bỏ trong phong bì. Nắp phong bì được niêm phong đúng cách bằng cách: dán kỹ, ký tên (bởi người phụ trách cung cấp bảng điểm) và đóng dâú mộc của trường giáp lai ngay nắp phong bì. Sau đó, nhà trường sẽ gửi trực tiếp về WES bằng đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Chi phí gửi sẽ theo quy định của trường.
  • Cách 3: Bạn nhờ trường cung cấp cho bạn bảng điểm gốc được bỏ vào phong bì. Nắp phong bì được niêm phong đúng cách bằng cách: dán kỹ, ký tên (bởi người phụ trách cung cấp bảng điểm) và đóng dâú mộc của trường giáp lai ngay nắp phong bì. Sau đó, bạn tự mang ra bưu điện hoặc chuyển phát nhanh để gửi trực tiếp.
• Lưu ý quan trọng:
  • Trên tất cả giấy tờ bên trong và trên địa chỉ nhận của phong bì luôn luôn phải có ghi chú số hồ sơ WES REFERENCE NUMBER (Số này là số hồ sơ WES của bạn, được cung cấp ngay sau khi bạn hoàn thành đăng ký dịch vụ Đánh giá bằng cấp quốc tế và thanh toán online trên trang web của WES)
  • Bạn cần liên hệ trường để tìm hiểu xem trường có thể cung cấp bản điểm cho bạn không và sẽ chọn hình thức gửi như thế nào. Có một số trường vì ngày tốt nghiệp của bạn đã qua rất lâu, trường có nhiều chuyển đổi, nên việc hỏi xin bảng điểm sẽ có vài vấn đề cần giải quyết. Do vậy, bạn cần tìm hiểu trước khi đăng ký tài khoản WES và lấy số Reference number. Việc đăng ký tài khoản mất khoản $300 nên bạn cần nắm rõ quy trình và chắc chắn rằng mình có thể thực hiện được trước khi mở tài khoản và trả phí WES. Và tất nhiên, việc liên hệ trường sẽ được thực hiện thuận tiện và chủ động hơn rất nhiều khi bạn còn ở Việt Nam.

3 bước đăng ký dịch vụ Đánh giá bằng cấp của WES:

Bước 1- Tạo tài khoản

Đăng nhập vào trang web https://www.wes.org/ . Click vào một trong hai nút “Get an evaluation”. Và chọn “Canada”

Tiếp theo, chọn  “ECA Application for IRCC” và click “Start Application”

Sau khi điền email như yêu cầu, bạn sẽ nhận được verification code được gửi về email. Nhập code vào, bạn sẽ được đưa đến trang tạo tài khoản. Tại đây, bạn sẽ cung cấp tất cả thông tin cá nhân cần thiết.

• Lưu ý: Mục “Do you have a WES Reference Number?” Thông thường chọn “NO” vì lúc này bạn chưa tạo tài khoản WES lần nào.

Bước 2: Cung cấp thông tin bằng cấp

Sau khi tạo tài khoản xong, bạn sẽ được chuyển đến trang “Your Education” để cung cấp thông tin về bằng cấp mà bạn muốn đánh giá. Có 2 lưu ý quan trọng:

• Bạn chỉ cung cấp thông tin văn bằng có tính học thuật cao nhất. Nếu các bằng cấp cao tương đương, thì có thể gửi đồng thời cùng lúc.
• Bạn chỉ nộp những giấy tờ được yêu cầu, không nộp dư thừa vì sẽ ảnh hưởng tới thời gian đánh giá của bạn.

Chọn “Add Credential”

• Mục Name of Institution : Tên trường của bạn thường đã được lưu trong mục này. Nên bạn chỉ việc gõ từ khóa bằng tiếng Việt, không dấu và tìm tên trường của bạn trong danh sách được hiển thị.

• Mục Name of Diploma and Field of Study : bạn sẽ điền bằng Tiếng Anh, chính xác từng từ như tên thể hiện trên bản dịch Tiếng Anh của bằng cấp. Tương tự, năm cấp bằng, năm bắt đầu và kết thúc khóa học chính xác như thông tin trên bằng cấp gốc của bạn.

• Tiếp theo, bạn cung cấp địa chỉ nhận kết quả đánh giá gồm 2 phần:
  • Địa chỉ nhận thư của bạn
  • IRCC (được tự động điền sẵn)

• Cuối cùng, bạn tiến hành thanh toán bằng Credit/Debit Card. Tổng chi phí khoảng 300$ bao gồm phí đánh giá (256$), phí gửi thư và thuế.

• Tiến trình thực hiện sẽ luôn được cập nhật trong mục “My Account” như : WES đã nhận được document của bạn, của trường bạn, đánh giá đang được thực hiện…
• Thông thường, sau khi nhận được bản điểm từ trường và các file yêu cầu trên được upload, bạn sẽ nhận được bản đánh giá trong khoảng 4 tuần. Cũng có khi sớm hoặc trễ hơn một chút
• Sau khi hoàn thành, bản chứng nhận của bạn sẽ được gửi về IRCC, và bạn sẽ nhận được cập nhật trong tài khoản như hình bên dưới. Sau đó, bản gốc sẽ được gửi thư về và bạn có thể scan nộp vào hồ sơ định cư của mình.

Bước 3: Liên hệ trường gửi bản điểm về WES

Liên hệ trường và chọn cách thức gửi bản điểm về WES (Đã được đề cập ở phần đầu bài viết này)

Phong bì chứa bản điểm phải luôn được niêm phong bằng cách dán kỹ, ký tên (bởi người phụ trách cung cấp bảng điểm) và đóng dâú mộc của trường giáp lai ngay nắp phong bì. Nếu không WES sẽ không chấp nhận.

Phong bì bản điểm có thể được gửi về một trong 2 địa chỉ sau:

• Gửi bưu điện:
  • WES Reference No. _ _ _ _ _ _ _ _
    WES Global Documentation Centre
    PO Box 2008 Stn Main
    Newmarket, ON L3Y 0G5
    Canada
• Gửi chuyển phát nhanh
  • WES Reference No. _ _ _ _ _ _ _ _
    WES Global Documentation Centre
    14-145 Industrial Pkwy South
    Aurora, ON L4G 3V5
    Canada